Workflow-Automatisierung: Der strukturierte Weg zu effizienten Geschäftsprozessen
- Maria Christina Bienek
- 9. Nov.
- 4 Min. Lesezeit
Wie Unternehmen durch automatisierte Abläufe Zeit gewinnen und Fehler reduzieren
Das Potenzial für Effizienzsteigerungen durch Workflow-Automatisierung ist enorm, doch viele Unternehmen schöpfen es nicht aus.
Die gute Nachricht: Der Einstieg in die Automatisierung muss weder kompliziert noch kostspielig sein. Mit der richtigen Methodik und einem strukturierten Vorgehen können Unternehmen jeder Grösse ihre Geschäftsprozesse Schritt für Schritt optimieren.
Dieser Artikel zeigt, wie der Weg zur erfolgreichen Workflow-Automatisierung aussieht – praxisnah und sofort umsetzbar.
Welche Prozesse eignen sich für die Automatisierung?
Die Grundregel ist simpel: Alle wiederkehrenden, standardisierbaren und strukturierten Abläufe bieten enormes Automatisierungspotenzial. Besonders lohnenswert sind Prozesse, bei denen Mitarbeitende bereits durch redundante Schritte frustriert sind. Hier schafft Automatisierung sowohl Entlastung als auch Effizienzsteigerung.
Prozessart | Beispiele | Vorteil |
|---|---|---|
Wiederkehrend | Urlaubsanträge, Rechnungsfreigaben | Zeitersparnis und weniger Routinearbeit |
Standardisierbar | Bestellungen, Stammdatenpflege | Fehlerreduktion durch klare Abläufe |
Strukturiert | Genehmigungsprozesse, Reporting | Hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit |
Die Herausforderung in der Praxis
Während sich stark strukturierte Abläufe wie die Rechnungsprüfung leicht identifizieren lassen, gestaltet sich die Situation bei unstrukturierten Prozessen komplexer. Abläufe mit vielen Beteiligten, unklaren Zuständigkeiten, E-Mail-Chaos oder parallelen Handlungswegen sind schwieriger zu greifen, aber gerade deshalb besonders lohnenswert für eine strukturierende Workflow-Automatisierung.
Das Ziel besteht darin, diese Abläufe in eine klare, vorhersehbare Struktur zu überführen. Sobald ein Prozess transparent und nachvollziehbar ist, kann er automatisiert werden. Dies gilt vor allem für Vorgänge, bei denen Dokumente, Genehmigungen oder Informationen durch mehrere Stationen wandern.
Automatisierungspotenzial in allen Unternehmensbereichen
In nahezu jedem Unternehmensbereich lassen sich digitale Workflows erfolgreich etablieren. Die Bandbreite reicht von Instandhaltungsprozessen über Logistik und Einkauf bis hin zu Qualitätssicherung und Compliance-Themen. Selbst vermeintlich triviale Aufgaben wie die Kaffeemaschinen-Nachfüllmeldung haben ihren Platz, sie steigern die Mitarbeiterzufriedenheit und sind leicht automatisierbar.
Bereich | Typische Workflows |
|---|---|
Instandhaltung | Verschrottungsanträge, Reparaturanforderungen, Wartungsarbeiten |
Logistik | Transportgenehmigungen, Reklamationsmanagement, Schadensmeldungen |
Administration | Budgetfreigaben, Stammdatenvalidierung, Ideenmanagement |
Qualitätssicherung | Sonderfreigaben, Abweichgenehmigungen, Fehlerüberwachung |
Personal | Onboarding, Offboarding |
Compliance | Vier-Augen-Prinzip, Blacklist- und Bonitätsprüfungen |
Entscheidend ist nicht die Grösse eines Prozesses, sondern die Möglichkeit, ihn strukturiert, effizient und nachvollziehbar abzubilden.
Die Erfolgsfaktoren: Menschen mitnehmen statt Widerstände erzeugen
Die Akzeptanz neuer Tools steht und fällt mit der aktiven Einbindung der Mitarbeitenden. Ein erfolgreicher Workflow-Rollout basiert auf Transparenz und Partizipation – vom ersten Tag an. Frühzeitige Kommunikation, Schulung und Einbindung der betroffenen Fachbereiche verhindern Ablehnung und fördern konstruktive Mitgestaltung.
Die zentralen Rollen im Projekt
Ein strukturierter Einführungsprozess setzt klare Rollen voraus.
Rolle | Aufgabe |
|---|---|
Projektleitung | Koordiniert den Gesamtprozess und sorgt für Termin- und Zielklarheit |
Product Owner in den Fachbereichen | Bringen Anforderungen ein und vertreten die Interessen der Fachabteilungen |
Workflow-Experte | Stellt technische Umsetzbarkeit sicher und begleitet die Konfiguration |
Diese Rollen entwickeln praxistaugliche Workflows, testen erste Versionen mit Pilotgruppen und verfeinern sie iterativ, bis die optimale Umsetzung erreicht ist.
Die Methode: In drei Schritten zum Erfolg
Schritt 1: Start mit einem einfachen Workflow
Die Einführung beginnt bewusst nicht mit dem grössten Nutzen, sondern mit dem einfachsten Setup. Ein Urlaubsantrag oder die Kaffeemaschinen-Meldung lassen sich schnell umsetzen, schaffen erste Erfolgserlebnisse und ermöglichen es dem Team, das Tool kennenzulernen.Das Prinzip lautet: Vom Kleinen zum Grossen.
Schritt 2: Retrospektiven als Lerninstrument
Nach Umsetzung der ersten Workflows erfolgt eine strukturierte Rückschau: Was lief gut? Was nicht optimal? Was lernen wir für den nächsten Rollout?Diese agile Reflexion schafft Raum für kontinuierliche Verbesserung und legt die Grundlage für den nächsten Entwicklungsschritt.
Schritt 3: Netzwerkaufbau in der Organisation
Basierend auf den gesammelten Erfahrungen wird entschieden, ob mit dem bestehenden Product Owner weitergearbeitet oder weitere Owner aus anderen Abteilungen eingebunden werden. So entsteht ein organisch wachsendes Netzwerk, das sich systematisch durch das Unternehmen zieht.
Prozesse identifizieren und priorisieren
Ideen aus der Organisation sammeln
Die besten Prozessideen kommen oft aus dem Alltag der Fachabteilungen. Ein strukturiertes Template hilft, diese Ideen einheitlich zu erfassen.
Kriterium | Beschreibung |
|---|---|
Titel und Vision | Kurze Beschreibung des Workflows |
Begründung | Warum soll der Prozess automatisiert werden? |
Komplexität | Einschätzung des Aufwands |
Sicherheitsaspekte | Daten- und Zugriffsfragen |
Zielsetzung | Was soll verbessert werden? |
Prozessverantwortliche | Wer trägt die Verantwortung? |
Wichtig: Alle Ideen sind willkommen, ohne sofortige Bewertung.
Strukturierte Prozessanalyse
Für die Bewertung und Priorisierung reicht oft eine einfache Excel-basierte Analyse. Erfasst werden Prozessname, Hauptschritte, beteiligte Tools, verantwortliche Personen und der subjektive Painpoint-Faktor.
Besonders geeignete Prozesse weisen folgende Merkmale auf:
Stark fehleranfällig
Ressourcenintensiv
Auf viele Tools verteilt
Regelmässig wiederkehrend
Hoher Schmerzfaktor bei den Mitarbeitenden
Diese Kriterien helfen bei der Priorisierung. Zusätzlich können messbare KPIs wie Reduktion der Painpoints um 20 Prozent innerhalb von sechs Monaten festgelegt werden.
Von der Vision zur Umsetzung: Ein Praxisbeispiel
Ein typischer automatisierter Workflow besteht aus mehreren Schlüsselelementen: Aufgaben, Formulare, Genehmigungen und Ressourcen.
Workflow-Schritt | Beschreibung |
|---|---|
Antrag | Mitarbeitende stellen einen Antrag (z. B. für Druck eines Messe-Flyers) |
Genehmigung | Je nach Projekttyp automatische Weiterleitung an CSO, CFO oder COO |
Kontrolle | Bei Beträgen über 2’000 Franken greift eine zusätzliche Vier-Augen-Prüfung |
Information | Antragsteller wird nach Freigabe automatisch informiert |
Integration | Daten werden ins ERP-System übertragen |
Archivierung | Prozess wird revisionssicher dokumentiert |
Durch strukturierte Abbildung mit No-Code-Lösungen wie Flow360.io entstehen sinnvolle Prozessregeln, die sich schnell implementieren und kontrollieren lassen.
Die konkreten Vorteile der Workflow-Automatisierung
Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
Raum für das Wesentliche | Wiederkehrende Aufgaben werden automatisiert, Mitarbeitende fokussieren sich auf Wertschöpfung |
Mehr Qualität, weniger Nacharbeit | Standardisierte Abläufe reduzieren Fehler und steigern Kundenzufriedenheit |
Klare Verantwortlichkeiten | Prozesse bleiben handlungsfähig, auch bei Ausfällen |
Intuitive Bedienung | Systeme sind leicht erlernbar und leistungsstark |
Volle Transparenz | Dashboards zeigen jederzeit den aktuellen Stand |
Zentrale Dokumentation | Alle Informationen sind zentral verfügbar |
Praxistipps für einen erfolgreichen Start
Empfehlung | Begründung |
Klein anfangen | Einfache Workflows liefern schnelle Erfolge |
Gruppen statt Einzelpersonen | Rollenbasiertes Arbeiten macht Prozesse robuster |
Fehlanwendungen testen | Simulierte Fehler helfen, Schwachstellen früh zu erkennen |
Mehrwert priorisieren | Beginne mit Prozessen, die sofort Entlastung schaffen |
Sonderfälle berücksichtigen | Auch seltene Szenarien brauchen definierte Abläufe |
Retrospektiven einplanen | Reviews sichern Qualität und fördern Weiterentwicklung |
Fazit: Der Weg lohnt sich
Workflow-Automatisierung ist kein Hexenwerk. Mit der richtigen Methodik und einem strukturierten Vorgehen kann jedes Unternehmen seine Prozesse sukzessive optimieren. Der Schlüssel liegt darin, klein anzufangen, die Mitarbeitenden aktiv einzubinden und kontinuierlich zu lernen.
Die Zeit, die aktuell mit automatisierbaren Aufgaben vergeudet wird, kann in wertschöpfende Tätigkeiten fliessen. Gleichzeitig sinkt die Fehlerquote, die Mitarbeiterzufriedenheit steigt und die Compliance verbessert sich.
In Zeiten von Fachkräftemangel und Kostendruck ist Workflow-Automatisierung kein Nice-to-have, sondern ein strategischer Wettbewerbsvorteil. Der beste Zeitpunkt für den Einstieg ist jetzt, mit einem einfachen, klar umrissenen Prozess, der schnelle Erfolge zeigt und das Team für die Transformation begeistert.
Über die Autorin
Maria Christina Bienek ist Geschäftsführerin der com.plex GmbH und verantwortlich für die Workflow-Automation-Plattform Flow360.Die Diplom-Ingenieurin war von 2015 bis 2022 Geschäftsführerin des SEF Smart Electronic Factory e.V. und verfügt über umfangreiche Expertise in Industrie 4.0, Prozessautomatisierung und digitaler Transformation.Ihre Schwerpunkte liegen auf vertikaler und horizontaler Vernetzung sowie der Entwicklung disruptiver Geschäftsprozesse.
Mehr zur Autorin: LinkedIn
Kommentare