IT Kosten senken im Mittelstand: 10 Kostenfallen, die Unternehmen übersehen
- Florian Heeg
- vor 51 Minuten
- 7 Min. Lesezeit
TL;DR
Viele mittelständische Unternehmen kennen ihre tatsächlichen IT-Gesamtkosten nicht, weil sich die Ausgaben auf viele verschiedene Stellen verteilen.
Zu den häufigsten Kostenfallen zählen ungenutzte Lizenzen, ein pauschales Microsoft-365-Paket für alle Mitarbeitenden sowie IT-Verträge, die seit Jahren unverändert weiterlaufen.
Der erste Schritt ist Transparenz, nicht Sparen um jeden Preis: Verträge, Lizenzen und Cloud-Kosten sollten regelmässig gegen den tatsächlichen Bedarf geprüft werden.
Gastbeitrag von Florian Heeg, Inhaber von Costshield IT Consulting, Rüdesheim am Rhein.
„Unsere IT ist eigentlich gar nicht so teuer."
Diesen Satz hört man in vielen mittelständischen Unternehmen. Und meistens stimmt er sogar, zumindest auf den ersten Blick.
Denn wenn man einzelne Rechnungen betrachtet, wirken die Beträge oft völlig normal. Ein paar tausend Franken für Microsoft 365, ein Vertrag mit dem IT-Dienstleister, Mobilfunk, Internet, Backup, Firewall, Cloud und dazu noch ein bisschen Software hier und da.
Das Problem ist: Die wenigsten Unternehmen betrachten ihre IT einmal komplett. Und genau dort wird es interessant.
Ich erlebe immer wieder, dass Unternehmen über Jahre gewachsene IT-Strukturen haben, bei denen niemand mehr genau sagen kann, warum bestimmte Verträge eigentlich noch bestehen oder warum bestimmte Leistungen bezahlt werden.
Es geht dabei nicht darum, an jeder Ecke den Rotstift anzusetzen. Eine gute IT muss funktionieren und darf nicht auf Kosten der Sicherheit oder der Mitarbeiterleistung "kaputtgespart" werden.
Aber zwischen "alles bezahlen" und "alles streichen" gibt es einen ziemlich grossen Bereich.
Hier liegen die zehn Kostenfallen, die meiner Erfahrung nach besonders häufig übersehen werden.
1. Lizenzen, die eigentlich niemand mehr braucht
Das ist wahrscheinlich einer der einfachsten Punkte, und trotzdem erstaunlich häufig.
Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen. Der Benutzer wird deaktiviert. Die Lizenz läuft weiter.
Oder ein Unternehmen wechselt auf eine andere Software, behält die alte Lösung aber vorsichtshalber noch ein Jahr.
Bei einer einzelnen Lizenz fällt das kaum auf. Bei 50, 100 oder 500 Mitarbeitenden sieht das schon anders aus.
Noch interessanter wird es, wenn verschiedene Lizenzpakete im Einsatz sind und niemand regelmässig prüft, ob der jeweilige Funktionsumfang überhaupt benötigt wird.
Eine einfache Frage kann hier schon viel bringen: Braucht dieser Benutzer diese Lizenz wirklich?
Das klingt banal. Ist es auch. Aber genau deshalb wird es häufig nicht gemacht.
2. Jeder bekommt die gleiche Microsoft-365-Lizenz
"Wir nehmen für alle die gleiche Lizenz, dann ist es einfacher."
Diesen Ansatz kann ich nachvollziehen. Er ist administrativ bequem, aber nicht unbedingt wirtschaftlich.
Ein Geschäftsführer, ein Mitarbeiter im Vertrieb, ein Produktionsmitarbeiter und ein externer Mitarbeiter haben schliesslich nicht automatisch dieselben Anforderungen.
Wenn jeder Benutzer das gleiche, umfangreiche Lizenzpaket bekommt, obwohl ein Teil der Funktionen gar nicht benötigt wird, zahlt das Unternehmen jeden Monat für Leistungen, die niemand nutzt.
Das muss nicht bedeuten, dass man sofort alle Lizenzen umstellt. Aber man sollte zumindest einmal prüfen, wer welche Funktionen tatsächlich benötigt.
Gerade bei grösseren Unternehmen kann daraus schnell ein relevanter Betrag werden.
3. Der IT-Vertrag läuft seit Jahren einfach weiter
Ein Klassiker.
Der IT-Dienstleister ist seit zehn Jahren derselbe. Die Zusammenarbeit funktioniert. Niemand möchte wechseln.
Das ist grundsätzlich auch völlig in Ordnung.
Was allerdings häufig fehlt, ist die Frage: Passt der Vertrag von vor fünf oder zehn Jahren eigentlich noch zu unserem Unternehmen?
Vielleicht hatte das Unternehmen damals 30 Mitarbeitende und heute 120. Vielleicht waren früher nur Server und Arbeitsplätze Bestandteil des Vertrags. Heute kommen Microsoft 365, Cloud, Backup, Security, Mobile Devices und zahlreiche weitere Systeme dazu.
Oder umgekehrt: Leistungen wurden irgendwann vereinbart, werden inzwischen aber gar nicht mehr benötigt.
Ich würde deshalb nicht automatisch empfehlen, den Dienstleister zu wechseln. Ich würde zunächst empfehlen, den bestehenden Vertrag einmal gegen die heutige Realität zu halten.
Das kann bereits sehr aufschlussreich sein.
4. Unternehmen bezahlen für Software doppelt
Im Laufe der Jahre entwickelt sich Software in Unternehmen gerne nach dem Prinzip: "Das brauchen wir auch noch."
Also wird eine neue Anwendung angeschafft. Ein paar Jahre später kommt eine weitere hinzu. Und irgendwann stellt jemand fest, dass drei Programme eigentlich ähnliche Funktionen anbieten.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen nutzt Microsoft Teams für Kommunikation und Zusammenarbeit, zusätzlich eine separate Projektmanagement-Software und noch eine weitere Lösung für Aufgabenverwaltung.
Das kann vollkommen sinnvoll sein. Es kann aber auch bedeuten, dass jeden Monat für Funktionen bezahlt wird, die bereits an anderer Stelle vorhanden sind.
Eine Software-Inventur lohnt sich deshalb. Nicht mit dem Ziel, möglichst viele Programme abzuschaffen, sondern um herauszufinden, wo tatsächlich Überschneidungen bestehen.
5. Die Cloud wächst, aber niemand schaut hin
Cloud ist flexibel. Genau das ist einer ihrer grossen Vorteile.
Leider bedeutet flexibel auch, dass Kosten wachsen können, ohne dass sofort jemand Alarm schlägt.
Ein neuer Benutzer hier, zusätzlicher Speicher dort, ein weiterer Dienst, eine Testumgebung, ein altes Benutzerkonto. Alles einzelne Kleinigkeiten. Zusammen können daraus aber durchaus vier- oder fünfstellige Beträge pro Jahr entstehen.
Deshalb sollte regelmässig geprüft werden: Was wird tatsächlich genutzt? Was wird nur noch mitgeschleppt? Welche Benutzer gibt es noch? Welche Ressourcen sind überdimensioniert? Und welche Dienste werden eigentlich gar nicht mehr benötigt?
Cloud-Kostenoptimierung bedeutet dabei nicht, die Cloud wieder abzuschaffen. Es geht schlicht darum, nicht mehr zu bezahlen als notwendig.
6. Mobilfunk und Internet werden jahrelang nicht angefasst
Bei Mobilfunkverträgen ist es ähnlich.
Ein Unternehmen schliesst vor einigen Jahren Verträge ab. Die Mitarbeitenden behalten ihre SIM-Karten. Die Rechnungen kommen jeden Monat. Und damit ist das Thema erledigt.
Bis irgendwann jemand genauer hinsieht. Dann stellt sich vielleicht heraus, dass alte Tarife verwendet werden, Leistungen enthalten sind, die niemand braucht, oder einzelne Karten seit Monaten kaum noch genutzt werden.
Auch beim Internet lohnt sich ein Blick auf die tatsächliche Situation. Braucht das Unternehmen wirklich den gebuchten Anschluss? Ist die Bandbreite ausreichend? Ist der Preis noch marktüblich? Gibt es inzwischen bessere Alternativen?
Ein Vertragsvergleich muss dabei nicht automatisch in einen Anbieterwechsel münden. Oft reicht schon die Erkenntnis: Unser bestehender Vertrag ist nicht mehr konkurrenzfähig.
Diese Information ist auch bei der nächsten Verhandlung Gold wert.
7. Hardware wird nach Bauchgefühl ausgetauscht
"Der Rechner ist vier Jahre alt, der muss weg." Oder: "Der funktioniert noch, den benutzen wir einfach weiter."
Beide Aussagen können richtig sein. Sie sind aber keine besonders gute Grundlage für eine Investitionsentscheidung.
Interessanter ist die Frage, was ein Gerät über seine gesamte Lebensdauer tatsächlich kostet. Dazu gehören nicht nur die Anschaffungskosten. Auch Support, Reparaturen, Ausfallzeiten, Wartung und gegebenenfalls zusätzlicher Administrationsaufwand spielen eine Rolle.
Ein fünf Jahre alter Rechner kann wirtschaftlich noch vollkommen sinnvoll sein. Er kann aber auch so langsam sein, dass Mitarbeitende jeden Tag Zeit verlieren.
Deshalb sollte Hardware nicht nach einem starren Schema, sondern anhand von Kosten, Leistung und tatsächlichem Bedarf bewertet werden.
8. Der IT-Dienstleister wird nie wieder verglichen
"Wir arbeiten schon immer mit denen."
Auch das ist ein Satz, den ich häufig höre.
Und auch hier gilt: Eine langjährige Geschäftsbeziehung ist nichts Schlechtes. Im Gegenteil. Aber sie sollte kein Grund sein, Preise und Leistungen nie wieder zu hinterfragen.
Ein Unternehmen sollte durchaus wissen, wie viel es für bestimmte IT-Leistungen bezahlt und ob diese Preise noch marktüblich sind.
Das bedeutet nicht zwingend, drei neue Angebote einzuholen und den günstigsten Anbieter zu nehmen. Manchmal reicht bereits ein Marktvergleich.
Wenn dabei herauskommt, dass der aktuelle Dienstleister einen fairen Preis verlangt, ist das ebenfalls eine wertvolle Erkenntnis.
9. Niemand kennt die tatsächlichen IT-Gesamtkosten
Das ist aus meiner Sicht eine der grössten Baustellen.
Fragt man ein Unternehmen: "Was kostet Ihre IT pro Jahr?", kommt häufig erst einmal eine Zahl aus dem Kopf. Vielleicht die Kosten der IT-Abteilung. Oder das Budget aus dem letzten Jahresabschluss.
Aber gehören die Mobilfunkverträge dazu? Microsoft 365? Cloud? Software aus einzelnen Fachabteilungen? Externe Dienstleister? Hardware? Security? Telefonanlage? Internet? Backup?
Genau hier entsteht das Problem. Die tatsächlichen IT-Kosten verteilen sich häufig auf viele verschiedene Stellen im Unternehmen. Wer diese Kosten nicht zusammenführt, kann auch nur schwer beurteilen, wo überhaupt Einsparpotenzial vorhanden ist.
10. Kündigungsfristen werden vergessen
Und dann gibt es noch die ganz einfachen Dinge.
Ein Vertrag könnte günstiger sein. Eine andere Lösung wäre besser. Ein Anbieter bietet bessere Konditionen. Aber die Kündigungsfrist wurde verpasst. Also läuft der Vertrag noch ein weiteres Jahr.
Gerade bei einer grösseren Anzahl von IT-Verträgen passiert das schneller, als man denkt.
Deshalb gehört für mich zu einer vernünftigen IT-Kostenoptimierung auch ein sauberer Vertragsüberblick. Nicht unbedingt eine komplizierte Software. Eine vernünftige Übersicht mit Vertragspartner, Kosten, Laufzeit und Kündigungsfrist kann schon einen grossen Unterschied machen.
Wo Unternehmen wirklich IT Kosten senken können
Wenn über IT-Kosten gesprochen wird, fällt schnell das Wort "Einsparung". Dabei sollte man etwas vorsichtig sein.
Die günstigste Lösung ist nicht automatisch die beste Lösung. Ein billigeres Backup kann beispielsweise im Ernstfall teuer werden. Eine schlechtere Security-Lösung kann ein erhebliches Risiko darstellen. Und wenn Mitarbeitende wegen einer langsamen IT täglich zehn Minuten verlieren, ist das ebenfalls ein Kostenfaktor, auch wenn er auf keiner IT-Rechnung auftaucht.
Deshalb würde ich IT-Kostenoptimierung nicht mit IT-Kürzung gleichsetzen. Es geht vielmehr darum, herauszufinden, wofür das Unternehmen Geld ausgibt und ob es dafür einen angemessenen Gegenwert bekommt.
Manchmal lautet das Ergebnis einer Analyse deshalb auch: "Diese Lösung ist teuer, aber sie ist ihr Geld wert." Auch das ist ein gutes Ergebnis.
Der erste Schritt ist meistens erstaunlich einfach
Bevor man neue Software kauft, Verträge kündigt oder Anbieter wechselt, sollte man zunächst einmal Transparenz schaffen.
Welche IT-Verträge gibt es? Welche Software wird bezahlt? Welche Lizenzen sind aktiv? Welche Dienstleister werden eingesetzt? Was kostet die Cloud? Was kosten Telefonie und Internet? Welche Leistungen werden tatsächlich genutzt? Und vor allem: Was kostet die IT insgesamt?
Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, wird aus einem Bauchgefühl eine belastbare Entscheidungsgrundlage.
Gerade im Mittelstand steckt das Einsparpotenzial deshalb häufig nicht in einer spektakulären neuen Technologie. Es steckt in den vielen kleinen Entscheidungen, die über Jahre getroffen wurden und irgendwann niemand mehr hinterfragt hat.
Fazit
IT-Kostenoptimierung bedeutet nicht, die IT möglichst billig zu machen. Es bedeutet, die eigene IT zu verstehen.
Wer seine Verträge, Lizenzen, Dienstleister, Cloud-Kosten und Softwarelandschaft regelmässig überprüft, entdeckt häufig Ausgaben, die sich längst verändert haben, aber trotzdem weiterlaufen. Und genau dort beginnt eine sinnvolle Kostenoptimierung.
Nicht mit dem Rotstift. Sondern mit einer guten Analyse.
Wer diesen Weg konsequent geht, kann IT Kosten senken, ohne bei Sicherheit oder Leistung Abstriche zu machen.
Über den Autor
Florian Heeg ist Inhaber von Costshield IT Consulting mit Sitz in Rüdesheim am Rhein. Zuvor war er mehrere Jahre im IT-Presales tätig, unter anderem mit Schwerpunkt Microsoft 365 und IT-Security.
Disclosure: Florian Heeg bietet über Costshield IT Consulting selbst IT-Kostenoptimierungsberatung an. Der Beitrag enthält keine kommerziellen Links oder Produktnennungen im Fliesstext.
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